Taller 01 · Casco Antiguo

El Dueño con Mucha Operativa

IA para empresas de eventos y producción en vivo

Primer logro85–90% automatizadoEventos y producción en vivoItalia

En breveUna empresa de eventos puede usar la IA para convertir la transcripción de una visita técnica en tres documentos a la vez: un briefing de logística, uno técnico y el presupuesto para el cliente. La clave es una tarifa y unas reglas de descuento por escrito que la IA pueda leer, no un prompt más largo.

Para: Dueño, Jefe de operaciones, Coordinador de equipo

Un día en la vida

El mismo día de trabajo, antes y después de que la IA se sumara al equipo. Las horas son orientativas.

  1. Las notas de voz de la visita de ayer siguen en el móvil.

    La transcripción entra en el proyecto. Tres borradores te esperan antes del café.

  2. Reescribes el mismo trabajo dos veces: para el equipo y para el cliente.

    Los briefings de logística y técnico llegan al equipo en su propio formato.

  3. El precio depende de quién pregunta. Está en tu cabeza.

    Las reglas de descuento por tipo de cliente están escritas. La IA las aplica y pregunta si duda.

  4. El presupuesto sale tarde y con una partida olvidada.

    El presupuesto sigue tu plantilla y tu tarifa reales. Tú revisas, no escribes.

  5. Sigues con el correo.

    Estás en el evento, donde de verdad pasa el negocio.

El caso real

Diriges un negocio de servicios donde cada trabajo es un presupuesto nuevo, un briefing nuevo y mil piezas en movimiento: especificaciones técnicas para tu equipo y una versión cuidada para el cliente. Le pasaste esto a la IA y se rompía en cuanto el encargo no era simple: formato equivocado, partidas que faltaban, documentos que tu equipo no podía usar.

El problema nunca fue la herramienta. Era tratar un negocio de 400 eventos al año como un solo prompt. Cuando el trabajo se dividió en los documentos correctos para cada persona, con una tarifa real y reglas de descuento por escrito, el resultado cambió por completo.

Te sorprendes pensando…

  • “He probado la IA para presupuestos y se desmonta en cuanto algo es complejo”
  • “Mi equipo necesita información distinta que mis clientes y reescribo todo dos veces”
  • “No tengo tiempo de convertirme en ingeniero de prompts. Necesito que funcione”
  • “Nada está escrito en ningún sitio que la IA pueda usar”

Con qué te vas

  • Un sistema de documentos separados: uno para operaciones internas y otro para el cliente
  • Un briefing escrito para cada rol del equipo, para que la IA deje de adivinar
  • Un porcentaje de automatización realista para tu negocio, no una promesa vaga
  • Una lista priorizada de qué delegar primero y qué seguir haciendo tú
Herramientas de este tallerClaude ProjectsGoogle DrivePrice list as CSVVoice notes

Tu próximo paso

Un diagnóstico de 50 minutos sobre tu propio negocio. Vemos dónde encaja la IA y qué construir primero.

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Preguntas de este taller

¿Puede la IA hacer presupuestos para una empresa de eventos?

Sí, si tiene tu tarifa real, tus reglas de descuento y dos o tres presupuestos de ejemplo. Sin eso adivina, y las adivinanzas son lo que se rompe en los trabajos complejos.

¿Tengo que cambiar de software?

No. En este caso se usó el Google Drive que ya tenía el dueño y un proyecto de Claude. Lo nuevo fue poner por escrito reglas que solo existían en su cabeza.

¿Cuánto tarda en ahorrar tiempo?

La primera prueba con una transcripción real dio un briefing y un presupuesto utilizables en las primeras clases. Después, casi todo el trabajo es rellenar huecos que la IA deja a la vista, como una tarifa de artistas que faltaba.

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